Princíp riadenia podniku je podobný tomu pri šoférovaní. Vodič vidí kam chce ísť, na prístrojovej kontroluje stav auta a na základe toho stláča pedále, radí rýchlosť a otáča volantom. V aute máme prístrojovú dosku, podnikateľ má KPI podniku
Ak si podnikateľ určil cestu a vydal sa po nej, pre ďalšie rozhodovanie bude potrebné pravidelne vyhodnocovať ukazovatele merajúce stav firmy a na základe nich konať. Nie všetky indikátory zdravia firmy sú k dispozícii okamžite, ale kto chce byť úspešný, mal by si urobiť čo najlepší prehľad. Presne tak ako šofér, ktorý sa neuspokojí s informáciou že má asi dosť paliva na cestu, zaradený nejaký prevodový stupeň. Veď motor sa už dlho neprehrial a volant je natočený tam, kde bol natočený aj včera.
Hovorí sa, že čo nie je možné merať, nie je možné zlepšiť. To je iste dôležité, ale ešte dôležitejšie je, že včasné a kvalitné dáta môžu pomôcť odvrátiť hroziaci problém. Dobre nastavené KPI (Key Performance Indicator) zvládne obe tieto úlohy.
Aké KPI poznáme?
Ktoré indikátory si zvoliť, to záleží na zameraní podniku ale aj na tom, čo považuje podnikateľ za svoje priority. Ak chce odhaliť budúce trendy ziskovosti, bude sledovať predstihové indikátory. Nie len tie z ekonomiky, ale aj tie, ktoré sú kľúčové pre jeho biznis. Napríklad ak začínajú stúpať veľkoobchodné ceny vstupov, môže sa to prejaviť vo vyšších nákladoch na nákup zásob a možnú nižšiu ziskovosť v budúcnosti (ak nebude schopný tento nárast pretaviť do svojich koncových cien). Nemusí pasívne čakať, môže jednať s klientmi a dohodnúť sa na ďalšom postupe, ktorý zabráni ich nespokojnosti a konci spolupráce. Ak to stihne skôr ako konkurencia, potenciálny problém premení na svoju výhodu.
Oneskorené indikátory ako sú napríklad čistý zisk, nemožno považovať za menejcenné len preto, že sú k dispozícii až po ukončení účtovného obdobia (kvartál či rok). Sú kľúčové pre porovnanie si očakávaní so skutočnosťou. Ak čistý zisk zaostáva za očakávaniami, je potrebné zistiť, aká je príčina nepriaznivého vývoja. Môže ísť o jednorázový faktor, alebo nový trend, ktorému je potrebné venovať pozornosť.
Univerzálne a špecializované
KPI možno ďalej deliť na tie, ktoré je možné sledovať pri všetkých firmách a na špecifické, ktoré majú zmysel len pri niektorých. Finančné KPI ako sú hrubá zisková marža, bežná likvidita či zadlženosť sú relevantné v každej firme. Každé KPI je možné interpretovať v kontexte s inými ukazovateľmi, aby podnikateľ získal čo najplastickejší obraz o stave firmy. Napríklad ak doba obratu pohľadávok stúpa rýchlejšie ako doba obratu záväzkov, môže to čoskoro zhoršiť likviditu, pretože podnik inkasuje peniaze pomalšie, ako ich vypláca.
Medzi špecifické indikátory patria výrobné KPI, ktoré sú relevantné pre priemyselné podniky. Môže ísť o využitie kapacít, produkčné náklady, plnenie výrobného plánu či priepustnosť výroby. Ďalej existujú KPI napojené na zásoby ako je napríklad doba obratu zásob. Tiež k nim zaraďujeme počet prípadov, keď na sklade nebol dostatok zásob, či doba doplnenia zásob. Ďalšie KPI sú zamerané na zákazníkov. Môžu sledovať pridanú hodnotu zákazníkov počas doby trvania kontraktu, náklady na získanie klienta či percento kontraktov, ktoré počas určitého obdobia zanikli.
Ako správne vybrať KPI podniku?
Pri KPI je kľúčové, aby bolo pre podnik relevantné. Nedáva zmysel sledovať zásoby, ak je podnik zameraný na poradenstvo a konzultačné služby. Predtým, ako si podnikateľ nastaví KPI, mal by poznať stav spoločnosti a identifikovať silné a slabé stránky podniku. Ak podnik zistí, že je neefektívny v oblasti manažmentu zásob, dlho mu trvá kým doplní sklad a preto musí viazať veľa kapitálu v zásobách, môže prijať opatrenia. Vďaka KPI následne vidí, či sa situácia zlepšila. Zlepšenie v jednej oblasti môže priniesť zlepšenia v ďalej oblasti. Menšie náklady na obstarávanie zásob zvyšujú ziskovosť aj likviditu, zlepšená flexibilita môže priniesť konkurenčnú výhodu a nových klientov. Ak by podnikateľ nemal poriadne dáta, tápal by podobne ako šofér bez prístrojovej dosky. Informácie, ktoré sú v prehľadnej podobe a po ruke však môžu znamenať konkurenčnú výhodu.
